Qué documentos pedir a un cliente para hacerle la declaración de la renta

En resumen

DNI, certificados de ingresos del año (empresa, pensión, paro), información fiscal del banco, recibo del IBI de cada vivienda, justificantes de deducciones y una cuenta para la devolución. Lo demás depende de cada cliente.

1. Identificación y familia (para todos)

• DNI o NIE por las dos caras. También el del cónyuge si la declaración es conjunta.
• Estado civil y si ha cambiado durante el año (boda, separación, viudedad).
• Hijos y otros familiares a su cargo: fecha de nacimiento y DNI si lo tienen. Los nacimientos y adopciones del año son importantes.
• Certificado de discapacidad del contribuyente o de familiares, si lo hay.
• Título de familia numerosa, si lo tiene.
• Cambio de domicilio durante el año, sobre todo si se ha mudado de comunidad autónoma.

2. Ingresos del año

• Certificado de retenciones de la empresa (o de cada empresa, si ha tenido varias). Lo da la empresa o la gestoría que hace las nóminas.
• Certificado de la pensión, si cobra una (Seguridad Social o plan privado).
• Certificado del paro del SEPE, si ha cobrado prestación o subsidio.
• Información fiscal del banco: intereses de cuentas, dividendos y fondos. Los bancos la publican en su web o app a principios de año.
• Venta de acciones, fondos o criptomonedas: el informe de ganancias y pérdidas del bróker o de la plataforma.
• Si es autónomo en estimación directa: libro de ingresos y gastos y los pagos fraccionados del año (modelo 130).

3. Vivienda e inmuebles

• Recibo del IBI de cada vivienda o local que tenga. Sirve para sacar la referencia catastral.
• Si vive de alquiler: contrato y recibos. Muchas comunidades tienen deducciones por alquiler, sobre todo para jóvenes.
• Si alquila una vivienda a otros: contrato, ingresos cobrados y gastos de esa vivienda (IBI, comunidad, seguro, reparaciones, intereses del préstamo).
• Hipoteca de la vivienda habitual comprada antes de 2013: certificado del banco con los intereses y lo amortizado en el año. Esas compras pueden seguir teniendo deducción.
• Si ha vendido una vivienda: escrituras de compra y de venta, y facturas de gastos (notaría, registro, plusvalía, inmobiliaria).

4. Deducciones y gastos que reducen el impuesto

• Aportaciones a planes de pensiones: certificado de la entidad.
• Donativos a ONG, fundaciones o partidos: certificado de la entidad.
• Cuotas sindicales y del colegio profesional (si la colegiación es obligatoria para trabajar).
• Deducciones de su comunidad autónoma: cambian según dónde viva. Son comunes las de guardería, material escolar, alquiler joven, nacimiento de hijos o eficiencia energética de la vivienda. Pide los justificantes de lo que pueda aplicarse.
• Maternidad: si tiene hijos pequeños y trabaja, comprobar si puede pedir la deducción.

5. Para presentar y cobrar

• Cuenta bancaria (IBAN) para la devolución o para domiciliar el pago.
• Declaración del año anterior. No es obligatoria, pero ayuda a no olvidar nada que se repite.
• Autorización para presentarla en su nombre, según cómo trabaje tu gestoría con Hacienda (como colaborador social o con el número de referencia del cliente).

Cuándo pedirla

La campaña de la renta suele empezar a principios de abril y terminar a finales de junio. Merece la pena pedir la documentación en marzo, antes de que todos los clientes entreguen a la vez a última hora. Comprueba las fechas exactas de cada año en la web de la Agencia Tributaria.

Cómo pedir esta lista sin perseguir a nadie

Pedir esto por email o WhatsApp acaba en mensajes sueltos, fotos torcidas y papeles que faltan. Con DocuForm:

1. Eliges la plantilla de la renta, que ya trae lo básico. Añades o quitas lo que quieras:
   • DNI
   • Certificado de retenciones
   • Recibo del IBI
   • Certificado de intereses de hipoteca
   • Justificantes de donativos
   • Estado civil
   • ¿Tienes hijos a tu cargo?
   • ¿Vendiste alguna vivienda en 2025?
   • Cuenta para la devolución (IBAN)
2. Tu cliente la recibe por email o WhatsApp y la sube con fotos desde el móvil, sin registrarse.
3. DocuForm le recuerda lo que falta hasta que está todo. Te llega como Renta2026_JuanPerez_DNI.pdf.
4. Si tienes muchos clientes, con una campaña se la mandas a todos a la vez desde el Excel de tu programa.